Ser síndico, sabemos, não é missão para qualquer um. O cargo do representante do condomínio traz consigo diversas responsabilidades que não devem ser ignoradas.
Acontece, porém, que a função do síndico não comporta que algumas dessas responsabilidades sejam ignoradas, negligenciadas ou esquecidas.
Para evitar que que você erre justamente onde não deve, o SíndicoNet elencou abaixo os 10 “pecados” que você não deve nunca, jamais, em tempo algum, fazer!
Veja abaixo:
1- Não respeitar a destinação dos fundos do condomínio
Por que é grave? Diferentes fundos são pagos por pessoas diferentes. Quem aluga uma unidade é chamado para pagar apenas as despesas ordinárias – as extraordinárias devem ser pagas pelos donos da unidade.
Além disso, se o síndico começar a pegar os fundos de obra para honrar pagamentos como manutenção preventiva ou os salários dos funcionários sem a anuência da assembleia, ele pode ser chamado a restituir esses valores para o condomínio, do próprio bolso.
Como evitar: Se a arrecadação condominial não está dando conta de cobrir os gastos, o correto é chamar uma assembleia para aprovar o aumento da cota condominial. Dessa forma, o síndico se resguarda, uma vez que dividiu o problema com toda a coletividade.
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2- Exposição dos inadimplentes
Por que é grave? Deixando-os em uma posição desconfortável (como colocar o balancete no elevador, por exemplo, onde são citadas as unidades devedoras), o condômino em questão pode se sentir impelido a abrir uma ação de danos moral contra o condomínio.
Além de não pagar seus atrasados, o empreendimento ainda terá de enfrentar um processo, e possivelmente pagar uma multa.
Como evitar: O síndico não deve deixar de informar quais unidades estão devendo. Porém, deve fazer de maneira a não constranger ninguém.
Esse dado pode vir junto ao boleto de pagamento do condomínio, evitando que o dado fique exposto nas dependências do condomínio.
A lista também não deve apresentar os nomes dos devedores, apenas os números das unidades inadimplentes devem ser mostrados.
3- Obras sem aprovação
Por que é grave? Caso o síndico aprove uma obra (que não seja emergencial) sem a anuência da assembleia, o mesmo pode ser obrigado a desfazer a obra e também a ressarcir o condomínio desses gastos, do próprio bolso.
Além disso, mesmo a obra sendo aprovada em assembleia, todo cuidado é pouco para não errar no quórum necessário.
Obras nas unidades: Não se esqueça também que, desde abril de 2014, de acordo com a Norma 16.280 da ABNT, toda reforma ou intervenção nas unidades deve contar autorização do síndico e emissão de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica).
Como evitar: Passe pela assembleia toda e qualquer reforma que não seja emergencial. Dessa forma, o síndico divide a sua responsabilidade com toda a coletividade.
Importante ressaltar que, mesmo as obras emergenciais – que não carecem de aprovação prévia -, o síndico deverá justificar e ratificar o uso do dinheiro na próxima assembleia.
Sobre a Norma da ABNT, veja aqui um passo a passo de como seguir as determinações e evitar ser responsabilizado por obras nas unidades
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4- Não pagar os encargos sociais e impostos
Por que é grave? Os encargos sociais são um direito de todo trabalhador, seja ele do condomínio ou contratado de uma empresa terceirizada.
Acompanhar o pagamento de encargos e impostos feito pela administradora do condomínio é fundamental, assim como checar se a empresa terceirizadora de mão-de-obra do seu condomínio faz o mesmo.
Caso a empresa não esteja honrando com seus compromissos, essa pendência pode gerar uma ação trabalhista contra o condomínio e dívida junto a órgãos como o INSS e o FGTS. O condomínio será acionado como responsável solidário por esse pagamento.
Mesmo antes de contratar esse tipo de serviço é fundamental que a empresa seja estudada para evitar que o condomínio passe por um processo do tipo, que costuma ser bastante custoso.
Como evitar: Antes de contratar uma empresa da categoria, o ideal é que a administradora cheque, para o condomínio, se a empresa em questão tem certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais, principalmente as expedidas pelo INSS. Confira também o certificado de regularidade do FGTS do fornecedor.
Além dessa checagem inicial, o ideal é que a administradora faça esse “pente fino” com a terceirizadora a cada três meses. Para tanto, o contrato de prestação de serviços deve conter cláusula que obrigue o fornecimento desse tipo de informação à administradora.
Só assim é possível diminuir o impacto nas contas do condomínio, caso uma empresa do tipo abra falência ou deixe de pagar os encargos e impostos devidos por um longo período, deixando o condomínio, dessa maneira, obrigado a arcar com esses custos.
“O síndico também não deve abrir mão de um contrato. Não deve ser seduzido por descontos extras por trabalho sem nota fiscal, além disso. Afinal, como ele vai conseguir comprovar as despesas sem esses documentos?”, assinala Rosely Schwartz, especialista em condomínios.
Outros impostos: Além dos encargos e impostos dos fornecedores, o síndico também deve se atentar aos pagamentos dessa natureza do próprio condomínio.
Não deixe de contar com a sua administradora para auxiliá-lo nesse acompanhamento e checagem de pagamentos. Uma boa administradora deve apresentar, mensalmente, os comprovantes de encargos e impostos pagos, assim como certidões, na pasta de prestação de contas.
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5- Não se comunicar com os moradores
Por que é grave? Segundo pesquisas do SíndicoNet, a má comunicação é uma das principais fontes de desgaste na relação entre síndicos e condôminos.
E não é à toa. Grande parte de ser síndico é ouvir o próximo, e os moradores esperam esse tipo de relação com o gestor.
Por isso, quando os vizinhos o procuram, esperam encontrá-lo, ser atendidos e ter suas dúvidas sanadas.
Se o síndico não se mostra acessível, passa a impressão de que ele não precisa dialogar com a comunidade, que é pouco democrático ou que não precisa ser transparente em sua gestão.
“É fundamental que o gestor se comunique bem com os moradores, que eles saibam onde encontrá-lo e que tenham suas dúvidas respondidas”, ressalta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.
Como evitar: Dê opções e orientações aos moradores sobre como eles podem contatar o síndico.
As formas de comunicação devem estar claras para todos, e devem ter o objetivo de facilitar a vida do síndico, não o contrário.
Por exemplo, o uso desorndenado de aplicativos como Whatsapp pode virar uma dor de cabeça a mais. Por isso, é importante estabelecer regras e limites.
O ideal é disponibilizar e centralizar a comunicação em um canal online específico, como um e-mail ou site do condomínio, que costumam ser mais fáceis para organizar e priorizar as solicitações e dúvidas.
Outra dica é realizar um plantão a cada duas semanas no salão de festas. Isso também costuma ser bem visto entre os moradores.
Caso o síndico não consiga responder tudo, é muito importante que, ao menos, avise ou peça mais tempo para responder o que não for prioridade, sem deixar o morador a “ver navios”.
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6- Descuidar da manutenção
Por que é grave? Certos equipamentos são extremamente necessários para o bom funcionamento do condomínio e, mais do que isso, alguns, se mal cuidados, podem colocar em risco a vida dos moradores.
Por isso, não se pode nunca descuidar de sua manutenção preventiva.
O elevador, a estrurura elétrica, hidráulica e contra incêndios, e até o bom estado do playgronud, por exemplo, são importantíssimos para a segurança e o bem estar geral dos moradores.
Um elevador que despenca por falta de manutenção, ou um vazamento de gás, também devido à falta de manutenção na tubulação, tenha certeza que o problema, para o síndico, será grande.
A possibilidade de uma situação dessas ser letal aumenta muito, se o síndico for negligente na manutenção preventiva e corretiva.
Caso alguém morra – seja em um incêndio ou devido a uma queda do elevador, ou inalando gás que ficou vazando por dias – o síndico pode responder criminalmente, uma vez que negligenciou todos esses cuidados.
Também pode ser chamado a cobrir, do próprio bolso, os estragos causados pelo acidente, uma vez que, se comprovada a negligência, dificilmente a seguradora irá pagar algo nesse caso.
“Os síndicos devem ter consciência de que esse é um tema de extrema importância para todos no condomínio. É algo que, em uma situação de risco, pode fazer a diferença na vida das pessoas”, aponta Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomínios.
Como evitar: Ter um calendário de manutenção preventiva para todos os itens do condomínio e segui-lo, junto com o zelador, não é apenas importante para a segurança do condomínio, mas também ajuda a manter as contas nos trilhos.
Afinal, evitar que algo aconteça é muito mais econômico do que fazer reparos emergenciais
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7- Oferecer descontos aos inadimplentes
Por que é grave? O dinheiro que os inadimplentes estão devendo não é do síndico, mas de toda a coletividade.
Ao dar um desconto para quem não está com suas obrigações em dia, pode parecer que o síndico está oferecendo benefícios para quem não colaborou com o bem comum.
Por isso, caso a coletividade discorde desse tipo de abatimento, o síndico pode ter que devolver ao caixa do condomínio o que foi abatido dos inadimplentes, além de responder por má gestão do condomínio – o que poderia, inclusive, resultar em impugnação do mandato.
Como evitar: Não dê descontos para os inadimplentes. O que o síndico pode oferecer é um parcelamento da dívida, prazos de pagamento, etc.
8- Assembleia irregular
Por que é grave? Caso algum investimento, uma taxa extra, ou até a eleição do síndico que tenha sido aprovada em uma assembleia irregular, qualquer decisão advinda desse encontro não terá validade jurídica, caso um condômino insatisfeito peça pela impugnação da mesma.
Isso acontece quando a assembleia não foi convocada nos moldes da sua convenção condominial, por exemplo, além de outras regras importantes que você pode ver aqui.
Ou seja: as pessoas vão até a assembleia, se reunem, votam, mas depois o que foi decidido não tem nenhum valor legal.
E isso, sabemos, pode ser uma tremenda dor de cabeça para quem precisa aprovar uma obra rapidamente, ou até para que o síndico esteja legalmente eleito.
Como evitar: Siga os procedimentos exigidos pela sua convenção. Convoque a todos. Respeite os trâmites. Faça a ata corretamente e não deixe inadimplentes votarem.
9- Seguro vencido
Por que é grave? É uma das obrigações do síndico, expressa no Código Civil, fazer o seguro do condomínio. Daí já é possível saber a importância desse assunto na gestão condominial.
Deixar o condomínio com a apólice vencida é um risco muito grande a se correr. Caso haja um incêndio ou um evento qualquer que gere destruição parcial ou total das instações do condomínio, esse não tem a quem recorrer.
Nesse caso extremo, o síndico, por ter sido negligente ao não renovar a apólice, pode ser chamado a responder, do próprio bolso, pelos danos sofridos pelo condomínio.
Como evitar: Mantenha sempre a sua apólice de seguros em dia. Caso esteja achando caro o valor pago, pense em como ele é importante caso uma eventualidade aconteça.
Também vale a pena pesquisar outras corretoras ou seguradoras, caso o valor seja realmente muito superior à média do mercado.
10- Fornecedores sem seguro
Por que é grave? Caso um funcionário de um fornecedor contratado morra ou sofra um acidente grave durante seu trabalho no condomínio, o empreendimento é responsável solidário quanto à indenização daquele trabalhador.
Ou seja, caso a empresa não tenha seguro do funcionário e não pague a indenização, o condomínio será acionado judicialmente para fazer esse pagamento.
Além disso, é de suma importância exigir da empresa prestadora equipamentos de segurança (EPIs) suficientes para os funcionários, o que varia de acordo com o tipo de serviço.
Um acidente pode acontecer com qualquer fornecedor que preste serviço no empreendimento: do técnico que faz a manutenção no elevador, ao pintor que está fazendo a manutenção da fachada, passando pelo técnico que está cuidando da parte elétrica, ou o auxiliar em obra que esteja acontecendo nas áreas comuns do condomínio, por exemplo.
Como evitar: Ao contratar qualquer serviço é fundamental que conste no contrato que a empresa fornecedora tem seguro de vida e contra acidentes de seus funcionários.
Também é importante fazer constar no contrato que o condomínio fica desobrigado a responder futuramente por esse tipo de sinistro, caso o mesmo ocorra em suas dependências.
Conclusão
Importante ressaltar que esses são apenas os maiores “pecados” cometidos por síndicos do país.
Não são os únicos, mas com certeza são os mais recorrentes e perigosos.
Renovação de AVCB, prestação de contas em dia e com transparência, boa gestão dos funcionários também são fundamentais para o dia-a-dia de qualquer condomínio.
A administração condominial pode parecer um bicho de sete cabeças, mas não é!
Viva sua gestão condominial com cuidado e respeito ao patrimônio de todos, acompanhe de perto o trabalho da administradora e você verá como é possível fazer mais pelo seu condomínio.
E não se esqueça, estaremos sempre aqui para lhe ajudar! Pode contar conosco.
Fonte: SindicoNet
